Dit is de privacyverklaring van RKSV Olympia Schinveld, gevestigd te Mariabergstraat 11, 6451 EG te Schinveld, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40188044, hierna te noemen: “de vereniging”. RKSV Olympia Schinveld hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan secretaris@olympiaschinveld.nl.

In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

1. Verwerking van persoonsgegevens

De vereniging verwerkt persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, sponsoren en andere betrokkenen.

2. Gebruik van systemen en communicatiekanalen

Binnen de vereniging worden persoonsgegevens verwerkt via:

• Sportlink (ledenadministratie via de KNVB);
• interne administratie, waaronder Excel-bestanden met spelersgegevens, contactgegevens en verjaardagen;
• de website van de vereniging;
• social media, waaronder Facebook, Instagram, X, LinkedIn en TikTok;
• WhatsApp, waaronder teamchats, vrijwilligersgroepen en bestuur.

Voor deze platforms gelden de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieders. De vereniging heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen. Binnen de vereniging wordt toegang tot persoonsgegevens beperkt tot personen die deze nodig hebben voor hun functie.

3. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De vereniging gebruikt cookies om de website goed te laten functioneren en het gebruiksgemak te verbeteren. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat instellingen worden onthouden en dat de website naar behoren werkt. Daarnaast kunnen wij met behulp van cookies inzicht krijgen in het gebruik van de website, zoals bezoekersaantallen en bekeken pagina’s. Waar mogelijk worden deze gegevens geanonimiseerd.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies is toestemming vereist. Deze toestemming is niet nodig voor functionele cookies en analytische cookies die geen of geringe impact hebben op de privacy, zoals bedoeld in artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via de instellingen van uw browser. Tevens kunt u via uw browser alle eerder opgeslagen cookies verwijderen. Meer informatie hierover vindt u in de helpfunctie van uw browser.

4. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De vereniging verstrekt persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is:

• aan de KNVB voor competitie en registratie;
• aan Sportlink voor ledenadministratie;
• aan vrijwilligers binnen de vereniging, alleen indien noodzakelijk;
• aan instanties indien wettelijk verplicht.

De vereniging verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt deze niet aan commerciële partijen.

5. Foto’s en media

Tijdens wedstrijden, trainingen en activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Deze kunnen worden gepubliceerd via de website, social media en de nieuwsbrief van de vereniging.

Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van de vereniging, namelijk het informeren over en promoten van verenigingsactiviteiten.

Bij de afweging tussen dit belang en de privacy van betrokkenen wordt zorgvuldig gehandeld. Indien u bezwaar heeft tegen publicatie van beeldmateriaal waarop u of uw kind herkenbaar in beeld is, kunt u contact opnemen met de vereniging. Wij zullen het betreffende materiaal, indien mogelijk, verwijderen.

6. Minderjarigen

De vereniging verwerkt persoonsgegevens van minderjarigen uitsluitend met toestemming van ouder(s) of verzorger(s). Wij adviseren ouders betrokken te zijn bij online activiteiten van hun kinderen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

De vereniging neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zorgen wij onder andere dat:

• alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens;
• toegang tot systemen is beveiligd met gebruikersnamen en wachtwoorden;
• zorgvuldig wordt omgegaan met digitale bestanden, waaronder Excel-bestanden;
• vrijwilligers en betrokkenen bewust worden gemaakt van het belang van privacybescherming;
• waar nodig maatregelen worden geëvalueerd en aangepast.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk:

• Leden: duur lidmaatschap;
• Financiële gegevens: 7 jaar;
• Teamlijsten / Excel: tot einde seizoen;
• Nieuwsbrief: tot uitschrijving.

9. Inzage, correctie en verwijdering

U hebt het recht de vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen.

U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de vereniging hebben ontvangen.

10. Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

11. Wijzigingen van het privacybeleid

De vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. De vereniging raadt u dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

12. Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

13. Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.